Il cliente, un’associazione no-profit regionale, mi contatta perché ha la necessità, in prossimità di eventi importanti, di inviare una grande quantità di lettere postali i cui indirizzi sono salvati nella rubrica del suo account GMail.
Prima della realizzazione del software qui illustrato, il Cliente gestiva l’esigenza tenendo, oltre alla rubrica in GMail, un foglio Excel al quale poi applicava un plugin capace di creare un file formato .doc contenente le buste con gli indirizzi. Il file così generato andava ricontrollato a mano perché il plugin non gestiva correttamente determinate anomalie (caratteri specifici, indirizzi particolarmente lunghi, ecc).
I tempi per questa operazione macchinosa andavano da 1 a più giorni.
Senza contare che il mantenimento degli indirizzi in due liste distinte (GMail e file Excel) dava luogo a problemi di sincronizzazione ingestibili data la grande quantità di indirizzi salvati.
La necessità rilevata è quindi:
- Ho molti indirizzi nella mia rubrica GMail
- Voglio un PDF per stampare una busta postale con relativo indirizzo di recapito, una per ognuno dei contatti in rubrica
Creazione del convertitore Gmail > buste con indirizzi
Dopo una breve analisi e progettazione ho realizzato il “piccolo” software capace di:
- Prelevare la rubrica di GMail sotto forma di file esportabile dallo stesso account
- Elaborare i contatti uno ad uno verificandone la correttezza (<<< Ottimo per correggere eventuali errori in rubrica)
- Restituire un rapporto riassuntivo contenente gli indirizzi estrapolati, quelli corretti, quelli “sospetti” (indicando il possibile errore occorso: manca il cognome, l’indirizzo non è nel formato giusto, manca la provincia, manca il CAP, ecc)
- Offrire un’anteprima delle buste con tanto di indirizzo dei rispettivi destinatari
- Generare il PDF stampabile contenente, una per pagina, le buste con gli indirizzi
Come il software ha migliorato il lavoro
Il primo effetto benefico dell’uso del software è pervenuto dal rapporto indirizzi “sospetti” che è stato usato dalla segreteria dell’Associazione per poter correggere errori nella rubrica.
Sempre rimanendo nell’ambito della base di dati, il software ha eliminato la seconda lista di indirizzi in Excel, la quale implicava una duplicazione dell’informazione spesso origine di conflitti ed errori.
La velocizzazione del lavoro è stata notevole. Da giorni di lavoro si è passati a pochi minuti senza contare il fatto che il software non commette errori.
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