Disclaimer
Questo articolo non sostituisce in alcun modo la consulenza di un professionista legale. Non ho formazione giuridica e i contenuti qui esposti hanno unicamente scopo informativo e divulgativo.
Redigere in autonomia documenti come informativa privacy o cookie policy può comportare errori, con possibili rischi e sanzioni per l'azienda.
L'obiettivo è quindi far conoscere più da vicino i principi della privacy e del GDPR, per permettere a chi gestisce un sito di orientarsi meglio tra le norme e scegliere consulenti e strumenti con maggiore consapevolezza.
Come web designer freelance, offro invece supporto tecnico per integrare correttamente l'informativa sulla privacy nel tuo sito web, a partire dalla creazione della pagina, all'inserimento dei link nelle pagine del sito, fino alla creazione della spunta obbligatoria nei form di contatto. Contattami per un preventivo gratuito.
Introduzione veloce: cosa è un'informativa sulla privacy
In qualità di web designer freelance, vengo a contatto con molte piccole e medie aziende, la maggior parte delle quali non ha molto le idee chiare su cosa sia un'informativa sulla privacy; qui cerco di dare un'infarinatura generale.
L'informativa sulla privacy è un documento legale che descrive come vengono raccolti, utilizzati e protetti i dati personali degli utenti da un'organizzazione.
Nel concreto, può essere -banalmente- un foglio di carta che tu azienda sottoponi al nuovo cliente, per informarlo su come tratterai i suoi dati personali, oppure, nel caso del web, una pagina web del tuo sito aziendale.
In questo ultimo caso - che qui ci interessa discutere -, rappresenta un contratto tra il sito web e l'utente, specificando i diritti e le responsabilità di entrambe le parti.
Integrazione dell'informativa nel sito web aziendale
Hai bisogno di un professionista per integrare l'informativa sulla privacy nel tuo sito web?
I proprietari di siti devono implementare misure specifiche per proteggere i dati personali degli utenti durante tutte le fasi del trattamento:
- Crea la pagina dell'informativa sul tuo sito web.
- Assicurati che tale pagina sia facilmente accessibile su ogni pagina del tuo sito tramite un link nel menu di navigazione o nel footer.
- Implementa meccanismi di consenso esplicito per il trattamento dei dati personali, come le spunte nei moduli di contatto.
- Aggiorna regolarmente l'informativa per riflettere eventuali cambiamenti normativi o nel modo in cui tratti i dati.
Cosa deve contenere l'Informativa sulla Privacy? 10 elementi fondamentali
In questa sezione ti voglio fornire i 10 elementi base che devono essere sempre presenti in ogni infomrativa sulla privacy.
Ovviamente, come espresso nel disclaimer, lo scopo qui non è renderti autonomo nella redazione del documento, ma quello di illustrarti lo scheletro di una policy modello per fruire del consulente legale come dello strumento digitale nella maniera più conscia e opportuna.
1) Chi è l'interessato
L'interessato è il soggetto a cui si riferiscono i dati personali raccolti e trattati.
È importante identificare chi è interessato legge, per garantire che i diritti di questi individui siano rispettati.
In pratica, l'interessato può essere chiunque visiti il sito web e fornisca informazioni personali.
2) Chi effettua il trattamento
Il responsabile trattamento dati è colui che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.
Spesso, questo ruolo è ricoperto dall'azienda o l'organizzazione dietro al sito web.
3) Quali sono i trattamenti effettuati e perché
I trattamenti dei dati possono variare notevolmente a seconda delle esigenze del sito.
Essi includono operazioni come la raccolta, la registrazione e l'organizzazione dei dati, sempre con specifiche finalità in mente.
Comprendere i trattamenti dati motivi aiuta gli utenti a sapere esattamente come vengono utilizzate le loro informazioni.
4) Qual è la base giuridica del trattamento
La base giuridica trattamento indica il fondamento legale su cui si basa il trattamento dei dati personali.
Questa può includere il consenso dell'interessato, l'esecuzione di un contratto o l'adempimento di un obbligo legale.
Comprendere questa base è essenziale per garantire la legalità delle operazioni di trattamento.
5) Quali sono i dati raccolti
Le tipologie di dati raccolti possono includere informazioni personali come nome, indirizzo email e dettagli di pagamento.
Descrivere le categorie di informazioni collezionate permette agli utenti di essere consapevoli delle specifiche informazioni acquisite dal sito.
6) Se il trattamento comporta operazioni automatizzate, come la profilazione
Le operazioni automatizzate dati possono includere tecniche avanzate come la profilazione automatica degli utenti per personalizzare esperienze o determinare preferenze.
Queste pratiche devono essere chiaramente delineate per informare gli utenti su eventuali processi decisionali automatizzati che li riguardano.
7) Se i dati verranno comunicati a soggetti esterni (responsabili esterni)
Nell'ambito della comunicazione dati esterni, può essere necessario condividere le informazioni con destinatari responsabili esterni per vari motivi, inclusi servizi di elaborazione o supporto tecnico.
L'informativa deve specificare chiaramente chi riceverà tali dati e per quali scopi.
8) Per quanto tempo saranno conservati i dati e in che modo
- I dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti.
- La durata conservazione dati varia in base alla natura delle informazioni e delle attività aziendali.
- La modalità archiviazione delle informazioni deve garantire sicurezza e riservatezza durante tutto il periodo di conservazione.
9) Se i dati saranno trasferiti in altri Paesi e come
Il trasferimento internazionale dati implica potenziali rischi aggiuntivi se le nazioni destinatarie non offrono adeguata protezione dei dati.
Dettagliare l'esportazione dati paesi esteri aiuta a mantenere gli utenti informati sulle pratiche transfrontaliere adottate, promuovendo la fiducia nell'azienda.
10) Quali sono i diritti dell'interessato
Secondo le normative, l'interessato deve godere di determinati diritti in ogni caso:
- Diritto di accesso: permette all'interessato di ottenere conferma circa l'esistenza dei propri dati presso l'organizzazione.
- Diritto di rettifica: gli interessati possono richiedere la correzione di eventuali inesattezze nei propri dati personali.
- Diritto alla cancellazione: anche noto come "diritto all'oblio", consente di chiedere l'eliminazione dei propri dati in specifiche circostanze.
- Diritto alla limitazione del trattamento: limita temporaneamente il trattamento dei propri dati in determinate condizioni.
- Diritto alla portabilità: consente all'interessato di ricevere i suoi dati in un formato strutturato e comunemente usato.
- Diritto di opposizione: permette all'individuo di opporsi al trattamento dei propri dati per motivi legittimi.
È possibile fare copia e incolla di una privacy policy?
Molti proprietari di siti web mi chiedono se sia possibile il semplice copia incolla policy delle informative sulla privacy.
Essendo l'Italia popolata di piccole ed anche micro imprese, non tutti si possono permettere un consulente legale e, sfortunatamente, la pratica del copia-incolla non è infrequente.
Il problema principale, oltre a lasciare nella propria policy i dati dell'azienda dalla quale si è effettuata la copia (si, ho visto anche questo!) è che una politica sulla privacy di altra azienda potrebbe non tenere conto delle esigenze uniche del tuo sito o del tuo pubblico.
Si rischia quindi di incorrere in problematiche legali privacy e alla mancanza di personalizzazione informativa privacy:
- Lacune legali: Una policy non personalizzata potrebbe non coprire tutte le norme legali applicabili al tuo settore o regione.
- Sanzioni: Violare le normative GDPR o altre regolamentazioni locali può portare a multe salate.
- Perdita di fiducia: Gli utenti possono percepire una mancanza di professionalità e trasparenza, danneggiando la tua reputazione.
Generatori di privacy policy italiani
Se sei alla ricerca di alternative al copia incolla, esistono generatori di privacy policy che possono aiutarti nella redazione di una policy personalizzata per il tuo sito.
In questa sezione, esploreremo alcuni dei principali strumenti disponibili sul mercato italiano.
Iubenda
Iubenda è un tool di generazione altamente versatile e popolare nel panorama italiano; la sua piattaforma ti consente di creare facilmente una privacy policy personalizzata e conforme alle normative vigenti.
Con Iubenda, puoi contare su aggiornamenti costanti che ti mantengono sempre al passo con le nuove regolamentazioni.
L'interfaccia user-friendly permette una configurazione intuitiva e rapida, mentre il supporto multilingue assicura che tu possa coprire un pubblico internazionale senza problemi.
Molti dei miei clienti utilizzano Iubenda per gestire le questioni di trattamento dati nei loro siti web e devo dire che sicuramente è una realtà solida e sempre aggiornata; di contro ci sono i costi mensili e un'assistenza non sempre responsiva e di aiuto.
Cookiebot
Cookiebot offre un servizio di generazione automatizzato particolarmente focalizzato sulla gestione dei cookie.
Questo strumento non solo ti aiuta a creare una privacy policy efficace, ma si assicura anche che il tuo sito sia conforme agli standard richiesti in materia di legge sui cookies.
Inoltre, integra un registro di consenso che pure questo è richiesto dalle normative sul trattamento dei dati.
LegalBlink
LegalBlink si distingue come un servizio innovativo che automatizza la creazione della tua policy legale, dalla A alla Z.
Che tu gestisca un blog o un negozio online, LegalBlink genera documenti su misura che riflettono tutte le particolarità del tuo business.
Varie volte ho consigliato questo servizio ad ecommerce o aziende che si affacciavano alla vendita online; infatti in tal caso è necessario avere anche un documento "Termini e condizioni" ben dettagliato, che regoli le vendite a distanza.
Termly (versione italiana)
Termly è uno dei generatori policy online che ha recentemente introdotto la sua versione italiana, offrendo una serie di servizi mirati alle esigenze locali dell'utenza italiana.
- Registrati e accedi alla dashboard per iniziare il processo di creazione della tua policy.
- Inserisci le informazioni rilevanti sul tuo business per personalizzare il documento secondo i tuoi bisogni specifici.
- Scarica o integra direttamente la privacy policy sul tuo sito web appena generata, assicurando così conformità immediata alle normative vigenti.
Come scegliere un buon consulente per la privacy
Se l'utilizzo di un generatore automatico non ti fa stare tranquillo, puoi sempre rivolgerti ad un consulente per la privacy.
La scelta di un consulente per la privacy costituisce sicuramente la strada migliore per garantire che la tua azienda sia conforme al GDPR e alle normative sulla protezione dei dati.
Un buon consulente infatti non si limita a fornire documenti standard, ma analizza i processi interni, individua i rischi e propone soluzioni pratiche e personalizzate.
Se posso darti dei consigli nella scelta di tale professionista, ti dico di verificare che abbia competenze specifiche sulla privacy e più in generale sul GDPR e il trattramento dei dati; che abbia esperienza concreta nel tuo settore e un approccio orientato alla trasparenza.
È importante inoltre che sappia collaborare con figure tecniche, come me che sono il web designer / web developer, o con il tuo responsabile IT, per assicurare che gli aspetti legali e quelli digitali siano perfettamente integrati.
Conclusioni
Creare una privacy policy può essere un compito visto come ingrato da molte aziende, soprattutto se piccole o microimprese.
Ciò nonostante è un passaggio obbligato e pure un'opportunità per far chiarezza sia interna che con i tuoi clienti riguardo al modo in cui tratterai i suoi dati privati: basta che tu ti metta nei loro panni per comprendere l'importanza di questo passaggio.
In questo articolo spero di averti fornito un'idea generale di cosa sia una privacy policy, di come si integra nel sito web della tua azienda e soprattutto di come puoi ottenere tale documento senza timori sulla sua accuratezza.
Una volta che avrai questo documento in mano e dovrai integrarlo nel sito web, contattami: sono un web designer con esperienza ventennale e ti aiuterò con piacere.
