I sintomi della disorganizzazione
Questo articolo ti risulterà particolarmente utile se ti capita almeno una di queste cose:
- Per trovare un file nel computer, devi usare la funzione cerca
- Nella stessa cartella hai documenti creati in anni diversi
- Il tuo desktop è affollato di icone
- Perdi documenti come se piovesse
- Se un cliente ti chiede un vecchio documento ti prendi la testa tra le mani
- Cercare documenti nel computer ti crea stress
- Cercare documenti nel computer ti fa perdere tempo
- Pensi che sia meglio suicidarsi anziché formattare il computer
A cosa serve tenere in ordine i documenti
Come appurato sei un confusionario (non dirmi che sono cattivo). Vediamo dunque cosa ti stai perdendo ovvero quali benefici potresti trarre dal tenere tutto in ordine secondo il giusto criterio:
- Desktop sgombro (che tra l'altro velocizza il computer)
- Velocità nel trovare qualsiasi tipo di documento
- Impressioni i clienti mostrandogli che tieni traccia di tutto il lavoro svolto per loro
- Nessun file perso
- Facilità nell'effettuare Back-ups (salvataggi) in visione di una formattazione
- Capacità organizzativa migliorata
- Mente sgombra e quindi una vita lavorativa più serena
Ah, una cosa, l'ordine perfetto non esiste
Come in molti ambiti, non esistono scorciatoie e neanche la ricetta perfetta per tenere in ordine i documenti nel tuo hard disk.
Anche se questa mia dichiarazione può frustrarti e spingerti a mandarmi chissà dove, vorrei farti notare che l'ordine non è uno stato di cose ma bensì un processo dinamico.
No, non sono pazzo. Se ci pensi bene non si può creare un ordine assoluto. Innanzitutto perché dopo qualche giorno (o dopo qualche ora magari) tanti elementi nuovi entrano nella tua vita.
In secondo luogo non basta mettere in ordine per trarre beneficio dall'ordine stesso. Seguimi bene. Immagina che una persona a te estranea riordini il tuo guardaroba. Sicuramente non riusciresti a trovare tutto subito e quasi certamente non gradirai i criteri seguiti da questa persona poiché non hai partecipato al processo di riordinamento. Hai capito ora? E' ESSENZIALE che sia tu stesso a rimettere in ordine e che tu lo faccia evolvendo in continuazione i tuoi criteri di riordinamento.
Bene, dopo questa doverosa premessa, domiamo la bestia!
La cartella "Zero"
La prima cosa da fare è creare una cartella dentro alla quale saranno depositati TUTTI i documenti.
Poiché non mi fido di lasciare questa cartella alla gestione automatica del sistema operativo, eviterei di usare la cartella Documenti predefinita.
Entrate quindi nel vostro Hard Disk (CTRL + E) e create una cartella. Dategli il nome che volete basta che sia breve e riconoscibile. La brevità del nome si rivelerà utilissima quando andrete a scompattare archivi contenenti files dal nome molto lungo, rischiando di superare il massimo consentito dal sistema operativo. Alcuni esempi: "DOC", "DOCS", "ZERO", "D", "Z", ...
I contesti della tua vita
Ora ti aspetta una fase piuttosto ardua. Dovrai individuare i diversi contesti nei quali la tua vita si svolge. Per farti capire di cosa io stia parlando, ti elenco di seguito i contesti che ho individuato io:
DOC/
Clienti/
Azienda/
Faccende/
Divertimento/La decisione di questi contesti sarà cruciale per tutto il successivo lavoro, per cui ti chiedo di rifletterci molto bene e magari dormirci sopra. Ecco alcuni suggerimenti che ti invito a seguire:
Tieni diviso il contesto "Clienti" da quello "Azienda"
Nella cartella "Clienti" avrai tanti sotto-contesti quanti sono i clienti: un sotto-contesto per ogni cliente. Nel contesto "Azienda" metterai invece tutte le cose che riguardano l'organizzazione della tua azienda / professione / attività: promozione, acquisti, questioni burocratiche e fiscali, etc.
Sotto-contesti
Una volta creati i contesti generali, molto probabilmente questi saranno suddivisi nuovamente in sotto-contesti. Questo è praticamente necessario per il contesto Clienti (una cartella/contesto per ogni cliente) ma anche per la cartella - ad esempio - Divertimenti, dove andremo a suddividere i Viaggi dai Passatempi e così via.
Le cartelle assumono quindi questo aspetto:
DOC/
Clienti/
Mario Rossi SNC/
Tizio Caio & Figli/
...
Azienda
Promozione/
Commercialista/
...
Faccende
Casa/
Auto/
...
Divertimento/
Viaggi/
Pittura/
...Tasks: è il momento di darci una mossa
La creazione degli argomenti ci offre uno strumento formidabile per organizzare tutti i nostri documenti.
Purtroppo una suddivisione per argomenti è insufficiente a cogliere ed organizzare l'aspetto dinamico delle nostre attività. Se infatti cominciassimo ad accatastare tutti i documenti nei loro contesti, dopo qualche anno avremmo serie difficoltà ad orientarci.
Per questo motivo introduciamo le cartelle tasks. Ecco quello che devi fare: ogni volta che avvii un nuovo progetto in un contesto, crei una cartella che prende il nome del progetto. Dentro a questa cartella inserirai tutti i documenti che hanno a che fare con questo progetto in particolare: appunti, documenti testuali, immagini, etc.
Esempi di tasks
Ecco alcuni esempi chiarificatori:
DOC/
Clienti/
Mario Rossi SNC/
001 – preventivo/
002 – intervista e rilevamenti/
...
Azienda/
Promozione/
001 – miei biglietti da visita/
002 – volantinaggio/
...
Faccende
Casa
001 – ridipingere garage/
002 – riparazione lavatrice/
...Il nome delle cartelle tasks
Come avrai notato non mi sono limitato semplicemente a creare una cartella per ogni task, ma gli ho dato un nome preceduto da un numero a tre cifre. In questo modo i task saranno ordinati automaticamente dal primo fino all'ultimo grazie all'ordinamento alfabetico del sistema operativo.
Vuoi essere ancora più fico? invece di un numero a tre cifre usa la data d'inizio del task nella forma AAAA-MM-DD. Il formato all'americana è necessario affinché l'ordinamento automatico funzioni a dovere.
Cartelle immanenti dei tasks
Nell'ordinare i documenti ti accorgerai che alcuni di essi non sono legati a dei tasks in particolare ma appartengono al contesto in generale. Potrebbero essere le fatture di un cliente, il suo logo o anche una serie di scannerizzazioni dei tuoi documenti che tieni da parte per quando vai in viaggio.
Per sistemare anche questi documenti non limitarti a riversarli nelle cartelle contesti, ma crea quelle che io chiamo le cartelle immanenti di un contesto. Ecco cosa intendo:
DOC/
Clienti/
Mario Rossi SNC/
__FATTURE/
__LOGO/
001 – preventivo/
002 – intervista e rilevamenti/
...Il nome (__FATTURE) contiene due trattini bassi ed è in maiuscolo per due motivi: innanzitutto con il trattino basso la cartella sarà sempre ordinata prima di tutte le altre; inoltre in questo modo gli si assicura la giusta visibilità e differenziazione visiva dai tasks.
ORA aggiungiamo i documenti
Ci sono dei documenti che ti consiglio di tenere fuori dai contesti, sia per comodità che perché ho sperimentato che è meglio così. Si tratta di documenti che vanno e vengono (Downloads), che devono avere una loro collocazione (Musica) o che riguardano contesti particolari (App Data). Ecco un esempio:
DOC/
contesti
...
Biblioteca/
Musica/
Foto/
Downloads/
App Data/Cura la tua "Biblioteca"
Qui inserirai, magari suddivisi per generi e sotto-generi, tutti i libri, guide ed ebook che riterrai utili salvare da qualche parte. Nel mio computer questa cartella è curatissima poiché do molta importanza all'apprendimento.
Dal marketing fino all'informatica ho creato svariate cartelle e sotto-cartelle dove stipo la grande quantità di informazioni utili che trovo in rete (articoli dei blog, ebook, documenti vari).
Una sola cartella "Downloads"
Per lavorare serenamente ti consiglio di usare questa unica cartella dove scaricare files dal web. Affinchè ciò sia possibile non devi soltanto creare la cartella ma anche settare ogni singola applicazione capace di scaricare files dicendogli di scaricarli in Downloads. Ecco alcune applicazioni che dovrai impostare sulla nuova cartella:
- Browser (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox, Opera, ...)
- Peer-to-peer softwares (E-Mule, Torrent, ...)
- Downloaders (You Tube Video downloader, Groove Shark downloader, ...)
- Comunicazione (Messenger, Skype, ...)
Potrebbe sembrare un'impresa ardua ma ti assicuro che non è così. L'importante è che tu ti ricordi, prima di scaricare qualsiasi file da internet, di dire all'applicazione che stai usando di impostare la cartella Downloads come destinazione. Dovrai fare questa operazione una sola volta e poi il software ricorderà l'impostazione.
Dopo qualche giorno tutte le tue applicazioni saranno impostate sulla nuova cartella e quando scaricherai un file lo troverai immancabilmente qui. Comodo no?
La cartella "App Data": Il Santo Graal dei Back-Ups
Quando si effettua un back-up dei documenti è quasi matematico dimenticare tutti i files necessari alle nostre applicazioni per offrirci l'ambiente di lavoro ottimale. Ecco alcuni esempi di dati che ci si scorda di salvare:
- Bookmarks (segnalibri) dei browsers
- Files contenenti impostazioni dei programmi
- Pennelli e patterns di Photoshop
Prima di effettuare una formattazione dobbiamo (o almeno dovremmo) ogni volta passare in rassegna tutte le cartelle dei Programmi per vedere se ci sono dati da salvare. Inutile dire che questa operazione è macchinosa e sicuramente imprecisa.
Anche se molte applicazioni non ci permettono di salvare altrove le loro impostazioni, potremmo salvare in App Data almeno il collegamento al file o cartella che dovremmo salvare in sede di back-up. La cartella diventa così una comoda checklist con collegamenti ai rispettivi files.
La situazione definitiva
Per riassumere tutti i concetti finora esposti, ecco la situazione che dovresti ritrovarti sul computer:
DOC/
Clienti/
Mario Rossi SNC/
__FATTURE/
__LOGO/
001 – preventivo/
002 – intervista e rilevamenti/
...
Faccende
Casa
__BOLLETTE
__DOCUMENTI_CATASTO
001 – ridipingere garage/
002 – riparazione lavatrice/
...
altri contesti
...
Biblioteca/
Musica/
Foto/
Downloads/
App Data/Ricorda: è un processo
Come detto nella premessa, l'organizzazione dei files non è una fotografia, ma piuttosto un film. E' una cosa che costruirai con il tempo, l'esperienza ed il perfezionamento.
Ricordo con un sorriso di compassione quando, circa una decina d'anni fa, dissi a me stesso "Ok, troviamo una sistemazione definitiva a tutti i files del computer. Basta che non ci metto più di 3-4 ore..."
Commenti?
Mi piacerebbe che tu condividessi con noi i trucchi che usi per tenere in ordine i documenti dentro al PC. Sicuramente ognuno ha il suo metodo e il confronto non può che contribuire a farci lavorare tutti più serenamente.
Se invece eri proprio scarno di organizzazione ed hai applicato il mio metodo, vorrei sapere se hai incontrato difficoltà e come ti ci trovi. Non essere timido...inserisci un commento qui sotto!
BELL’ORDINE DA IMITARE ASSOLUTAMENTE, COMPLIMENTI.
VORREI CHIEDERTI UNA COSA, COME SI FA A CONSERVARE I DATI IN UN SUPPORTO RIMOVIBILE E TENERLI SEMPRE AGGIORNATI? COME FUNZIONA SINCRONIA FILE? IO NON RIESCO E QUALI SONO ALTRI METODI? GRAZIE.
ciao Carmelo, grazie dei complimenti! Per quanto riguarda il discorso copie / backup valgono a mio parere (altri potrebbero dire diversamente) queste regole:
1) mai lavorare sui duplicati. per cui puoi duplicare MA SOLTANTO per fare un backup
2) riguardo al backup vale la regola delle 3 copie: l’originale, il primo backup in un posto e il secondo backup assolutamente in un altro posto. se nel primo posto (es: ufficio) vi fosse un incendio, un furto, un allagamento ecco che il secondo backup ti salverebbe i dati. Detto questo, riguardo questo secondo punto io mi comporto così:
a) dati originali sul mio computer
b) backup su hard disk esterno ogni 7 – max 15 giorni
c) sistema di backup online con CrashPlan (dopo varie ricerche mi sono affidato a loro, una 50ina di euro / anno mi pare)
d) backup dei siti online giornaliero e settimanale
Buon lavoro!
Grazie di avermi risposto, grazie per aver fatto una esposizione abbastanza ordinata di quale sia il miglior modo di conservare i dati.
Saluti.
Ieri ho visto il sito complimenti, i contenuti sono molto utili.
Tornando questa mattina alla routine lavorativa, vorrei sottoporre
una domanda, relativa all’ organizzazione di cartelle e file, benché
quanto descritto sia molto valido.
Sono un professionista del settore informatico, che opera in un azienda con
più società e come consulente ict, per altri ambiti professionali e privati.
Per quanto concerne l’ organizzazione di folder/file, ho operato come di seguito.
Innanzitutto sul computer, ho l’ hdd C “so” (max 100gb),
l’ hdd D “dati” con il restante spazio ed una partizione
E “swap” di circa 4gb, dove configuro la memoria virtuale di windows.
Nel dettaglio C: è riservato a S.O./Office/Sw, D: è suddiviso nelle seguenti folder
FTP (contenente le configurazioni per accesso a
webhosting)
NOMEPC_Shared (cartella condivisione rete dal
client locale, per scambi dati veloci)
RDP (contenente le configurazioni per accesso a
server rdp)
VM_Shared (cartella condivisa tra virtual
machine e client locale)
VM_Ware (cartella contenente le virtual
machine)
Ms-WLiveMail (cartella di sistema contenente
archivi email wlive mail eml)
Ms-Outlook (cartella di sistema contenente
archivi email outlook pst)
Hdd_D_Dati (cartella contenente dati
aziendali/consulenze/personali)
La folder Hdd_D_Dati è ulteriormente suddivisa,
in
Works_Aziende
Works_Consulenze
Works_Casa
Works_Private
Le stesse sono divise in
Documenti/Multimedia/Grafica/Report, ecc…
Ora dopo aver spiegato nei dettagli, le configurazioni,
vorrei chiederti visto che ho comunque diverse aziende,
oltre quelle sopra indicate, se il metodo è tecnicamente idoneo,
se necessario effettuare variazioni ? se eventualmente è possibile ottimizzarlo ?
Per quanto concerne i backup, vengono
effettuati settimanalmente su due hdd usb,
uno resta in azienda e uno lo porto sempre nella valigetta.
Nel ringraziarTi per l’ attenzione, resto a
disposizione ed in attesa di risposta, cordialmente Ti saluto.
salve Enrico, grazie mille per il commento così stimolante e ben argomentato!
Premesso che per me è difficile entrare in poco tempo e senza ulteriori spiegazioni nel tuo sistema così strutturato, posso formulare delle osservazioni che spero ti saranno d’aiuto. Dunque:
1) Immagino che le prime cartelle (FTP, NOMEPC_Shared, RDP, VM_Shared, VM_Ware, Ms-WLiveMail, Ms-Outlook) non siano in alcun modo influenzate dai tuoi progetti ( Aziende, Consulenze, Casa, Private ). In caso contrario avresti una contraddizione da risolvere: o le cartelle al primo livello le dividi per progetti, o le dividi per funzionalità (come sembrerebbe ora)
2) Mi suona strana la suddivisione tra Aziende e Consulenze. Immagino che le Consulenze siano lavori svolti per le Aziende. Quindi in Hdd_D_Dati creerei più una suddivisione di questo tipo:
> Lavoro
—> Cliente 1
—> Cliente 2
—> Cliente 3
——> __FATTO
———> 2015.06.22 – consulenza su X
———> 2015.08.30 – consulenza su Y
———> 2015.10.01 – report A
———> 2015.11.02 – consulenza su Z
———> 2015.11.20 – report B
——> __DOCUMENTI
——> consulenza T
> Casa
> Private (non so cosa sia)
Come vedi:
> le consulenze e i report, che sono task che svolgi per i clienti, finiscono, datati, dentro a __FATTO
> la consulenza T è fuori da fatto e non è datata perché ancora da svolgere
> Multimedia, Grafica e Documenti le metterei tutte dentro a __DOCUMENTI e non dividerei per tipo di file (grafica, multimedia, ecc), ma per “tematica” (es: cartella brand che contiene logo aziendale, prima intervista con mission, concorrenza, ecc)
Dentro Casa e Private avrai la stessa suddivisione a progetti, ad esempio:
> Casa
—> Automobile
——> __FATTO
———> 2014.10.02 – revisione
——> __DOCUMENTI
——> sostituzione ammortizzatori
Spero ti abbia dato qualche spunto!
Per qualsiasi cosa non esitare a commentare di rimando,
Marco
Buonasera, spiegò un po’ meglio, le prime cartelle da ftp a outlook, sono relative alle funzionalità e a se. Le altre per quanto concerne Works_NomeAzienda, sono diverse perché ho un rapporto di lavoro fisso, con un gruppo di aziende che sono circa 10, gestite da una Holding. Dentro a queste sotto cartelle ogni azienda ha i sui documenti/media/grafica/report. L’ aspetto Works_ict contiene le consulenze con struttura simile alle aziende, poi c’è’ un aspetto Works_home, che segue analoghi criteri ed il tutto è contenuto in Hdd_d_dati. Il tutto è pianificato così, come e’ possibile ottimizzare la configurazione attuale o cambiarla in meglio ? Grazie un saluto.
salve Enrico, grazie delle delucidazioni. Allora le consiglio di seguire quanto ho detto al punto 2) del precedente commento, lasciando stare le mie perplessità sul ruolo delle cartelle.
Avevo provato a scrivere, sul forum, per
aggiungere alcuni aggiornamenti, che sto effettuando dopo aver
visionato i preziosi consigli ricevuti, tuttavia quando ho cercato di pubblicare il post, si è annullato.
Te li invierò tramite e-mail, vorrei eventualmente un tuo commento, su come vedi questa possibile
nuova configurazione.
Partendo dalla Partizione D dell’ hard disk, la struttura ipotizzata è questa.:
“Hdd_D_Dati” -> Enterprises / Consultant /
Home, con sottocartelle ovvero.:
per Enterprises (Azienda A / Azienda B /
Azienda C) e sottocartelle
per Consultant (Cliente A / Cliente B / Cliente C) e sottocartelle
per Home (Auto / Condominio / Utenze) e sottocartelle
Per quanto concerne le cartelle non strettamente connesse, all’ attività lavorativa, ma contenenti file di “sistema” quali.:
FTP, NOMEPC_Shared, RDP, VM_Shared, VM_Ware, Ms-WLiveMail, Ms-Outlook
Pensavo di raggrupparle, come le precedenti, in
una cartella
denominata “Hdd_D_System” o comunque un nome
similare, per ordinarle e distinguerle.
Che ne pensi di questa revisione, potrebbe
essere efficace ?
Inoltre un ultimo dubbio, nella Partizione C
dell’ hdd, attualmente, ho una cartella denominata
RemoteAccessSw, contenente gli eseguibili dei file TeamViewer e
Ammyy, per assistenza remota, pensi sia il caso di lasciarla li
o di trasferirla magari in D:Hdd_D_System ?
In attesa di tuoi pareri e commenti in merito,
resto a disposizione e Ti saluto cordialmente.
salve Enrico, eccomi qua.
Già mi sembra molto più pulito e “umano” il tuo nuovo ordinamento – ben fatto!
Ecco le osservazioni:
> continuo ad avere dubbi su Enterprises e Consultant. Ora ho compreso che Consultant non sono lavori per Enterprises, però vedo che in entrambe le cartelle sistemi dei “referenti” (aziende o clienti). Sicuro di aver bisogno di questa differenziazione?
> più che Home userei la definizione Personal (rimanendo con la notazione inglese da te prescelta) perché Home è di fatto un sotto-contesto di Personal.
> benissimo ad aver accorpato le cartelle di sistema nell’unica “Hdd_D_System”. sai, l’organizzazione delle cartelle aiuta la mente a concentrarsi sulle priorità. Avere molte cartelle per il sistema “predispone l’animo” se così si può dire ad un’attenzione particolare verso il proprio…computer, più che sul proprio lavoro!
> riguardo la cartella Remote di TeamViewer non so dirti di preciso perché uso condivisione schermo e non assistenza remota nelle mie consulenze, quindi non conosco i files di cui parli. Diciamo che il criterio dovrebbe essere il seguente: se i files si riferiscono a determinati clienti, mettili nelle cartelle dei rispettivi clienti; se si tratta di files relativi al funzionamento dei tools mettili in Hdd_D_System.
Spero di esserti stato d’aiuto! Fammi sapere come procede e visita anche gli altri articoli, i tuoi commenti sono graditissimi.
Marco
Wow, grande guida. A distanza di anni dalla sua pubblicazione, adotti ancora questo sistema? Come ti ci trovi?
salve Bizzo, in realtà ho modificato il mio sistema ma la struttura proposta nell’articolo è ancora valida e l’ho inoltrata ad alcuni miei clienti che l’hanno adottata efficacemente.
Come ti dicevo ho cambiato un po’ il mio sistema anche perché mi sono reso conto che come si struttura il tutto influisce sull’IMPORTANZA CHE SI ATTRIBUISCE AI VARI COMPITI durante la giornata. Siccome ho necessità di dare maggiore importanza ad alcune cose invece che ad altre, ho rimescolato un pò le carte. Mi piacerebbe molto creare un secondo articolo dove spiego le cose imparate negli anni, che sembrano banali ma in realtà potrebbero far risparmiare tempo alle persone.
e’ vero! le cartelle che sono in cima effettivamente sono quelle che visito di più e dove concentro di più la mia attenzione. è un punto s u cui riflettere prima di organizzare tutto. trova il tempo di fare l’articolo marco sono curioso di sapere!!!!
Bravo argomento interessante, dovrebbe essere insegnato già nelle scuole medie.
Grazie Massimo, effettivamente il modo in cui organizziamo il nostro tempo e risorse influisce sui risultati, molto più di quello che pensiamo.
Ciao Marco
Sono un manager in consulenza informatica e oggi ho deciso di dare un metodo alla mia archiviazione in quanto procedo a back up ‘totale’. I tuoi consigli sono buoni e te ne ringrazio ma ti pongo un paio di problemi annosi
1) spesso per lavorare su un nuovo task o cliente o progetto si ha bisogno di andare a vedere e riutilizzare vecchi documenti ppt word etc
in genere sono in molte altre cartelle e quindi per non diventare pazzo nel tenere aperti dieci folder (considera che quando chiudo il computer devo ripetere la ricerca e magari non ottengo prorpio gli stessi risultati); questo crea duplicazioni e quindi inefficienza. come faresti tu?
2) a volte dei documenti sono importanti ‘es landscape architetturale del cliente xy, che dovrebbero stare (logicamente) sia nella cartella ‘cliente’ sia nella cartella ‘ documenti di architettura. non voglio duplicarli ma se li lascio solo nel clente magari non li ritrovo a colpo d’occhio quando cerco le architetture. come faresti tu?
3) gli ‘old’ o documenti draft in genere li tengo in una cartella ‘old’ all’interno del task di riferimento vorrei cestinarli ma in alcuni casi ci rimane una slide che non ho usato del doc finale e che vorrei tenere. ti capita?
4) ho talmente tante mail con attachments che ad oggi ho abbandonato ogni archiviazione e uso il search dentro outlook che almeno ricordo chi o quando mi ha inviato le cose .. ovviamente funziona per le cose in un passato prossimo se vado molto indietro … sto invecchiandoquindi non ricordo piu bene e quindi non funziona (il vantaggio è che i documenti vecchissimi sono obsoleti e quindi chi se ne importa. tu archivi da posta a folder?
scusa lo sproloquio ma mi è piaciuto il blog e approfitto
cesare
Salve Cesare,
grazie dei complimenti e del commento. Non ti preoccuparti per gli sproloqui, siamo qui a “sproloquiare” in due!
Ti rispondo per punti:
1) Mi capita raramente di aver necessità di tanto materiale antecedente, per cui non ho elaborato una strategia per questo tuo problema. Due osservazioni però posso farle: a) Se c’è un tipo di dato, relativo al cliente, che è immutabile nel tempo, lo metto in __MATERIALE / __LOGO / ecc, ossia gli assegno una cartella “immanente”; b) Quando il task presente prende forma da un task passato (esempio, devo faccio il restyling del sito), copio il vecchio materiale nel nuovo task, dentro a cartella “01 – vecchio materiale di riferimento” e bada bene che anche se è una duplicazione di materiale, il titolo della cartella non lascia spazio a dubbi riguardo la sua funzione.
2) Devi trovare uno standard per i nomi per poi effettuare ricerche nei files. Ad esempio, se i tuoi files architetture sono del tipo nome-file-architettura.ext, tu devi farlo nome-file.architetture.ext. Crei sostanzialmente una “pre-estensione” che diventa uno standard che adotterai sempre. A questo punto, se ti servono tutte le architetture, fai la ricerca files, andando a cercare *.architetture.ext. Una volta fatta la ricerca la prima volta, trascinerai sul desktop la lente d’ingrandimento accanto al titolo della finestra; questo creerà uno shortcut alla finestra di ricerca.
3) Si. Raramente cancello qualcosa. Due anni fa feci un bel backup e poi cancellai dal portatile alcune cose vecchissime, ma per il resto tengo ancora tutto. Io però non ho files voluminosi. Se questo fosse il tuo caso, potresti: fai una ricerca di tutti i files voluminosi (vedi qui: http://answers.microsoft.com/it-it/windows/forum/windows_7-files/come-%C3%A8-possibile-identificare-tutti-i-file-di/5dfaa502-8ac1-4651-b659-090ac1cb29e7?auth=1) > ordini per data > metodicamente passi i più vecchi sull’hard disk di backup e al loro posto metti un txt di promemoria. Poco elegante però al momento non mi viene in mente niente di più intelligente 🙁
4) Sempre! Altrimenti è inutile fare dell’hard disk il proprio centro di archiviazione. Mi organizzo così: a) ho dei momenti durante la giornata (o un giorno si e l’altro no) che chiamo “fare l’agenda”; b) quando faccio l’agenda passo in rassegna tutte le email dalle più vecchie alle nuove; c) per ogni email: appunto le cose che devo fare in un txt dentro la cartella cliente + scarico gli allegati e li metto ove opportuno (file “immanente”? > dentro cartella __QUALCOSA; file relativo al lavoro in corso? > dentro cartella “task/05 – revisione sito mobile”); d) assegno all’email il tag (sono con Gmail, che è eccezionale e fondamentale per il mio lavoro); e) se gli allegati sono leggeri, archivio l’email, altrimenti la cancello. Noioso? Però mi da tanta sicurezza e ordine nel lavoro! Ci tengo allo zen 😀
Spero di averti fornito qualche input utile!
Fammi sapere,
Marco
grazie continuo il lavoro buona l’ideadel tag!
Se ci pensi bene ci sono tanti sistemi informatici che si sono spostati dall’idea di cartella all’idea di tag! La categoria imprime una suddivisione univoca mentre il tag è più trasversale. Forse (che è quello che ho fatto io poi, sia su HD, Gmail e Calendar) è bene usare le categorie/cartelle per il criterio più importante (per me è il “contesto”: Lavoro, Azienda, Amici e Famiglia, Salute e Sport, Hobby) e i tag per altre catalogazioni. Buon lavoro!
Ciao Marco, complimenti e grazie per questa utile guida! Ti chiedo qual’è la ragione che ti porta a non utilizzare la Cartella Documenti come cartella “Zero”. In concreto, quali sono i rischi che “Documenti” comporta? E quali i benefici di creare una cartella indipendente? Grazie! 🙂
salve Fabrizio,
grazie a te per i complimenti!
Sono restio ad usare la cartella Documenti perché è coinvolta in svariati processi automatici di Windows e di altri programmi. Potresti ritrovare con la cartella piena di altri files aggiunti senza la tua consapevolezza, o peggio, potresti rischiare di perdere qualche dato a causa della confusione.
I benefici di avere una cartella a parte sono l’esatto opposto: piena consapevolezza del materiale che risiede nella cartella; nessun rischio che win o programmi vada a svolgere qualche intervento non voluto.
Ciò detto il consiglio della cartella Zero non è mandatorio, agisci come meglio ritieni!
Io ad esempio uso C: e qui dentro ho cartelle del tipo:
010_CLIENTI
020_PROGETTI
030_FACCENDE
040_PERSONALE
ecc
Ciao Marco,
Grazie a te per questa gentile e rapida risposta, che mi chiarisce la questione. Ne farrò tesoro. 😉
ciao Marco e grazie per i tuoi suggerimenti. In azienda, abbiamo la necessità di:
1) archiviare centinaia di documenti di marketing (presentazioni commerciali e tecniche, cataloghi, depliant, schede prodotto, sales letter, advertising, articoli / redazionali, referenze, loghi, layout, video e foto, etc), relativamente a decine di linee di prodotto
2) tutto questo moltiplicato le varie lingue (almeno, italiano, inglese, spesso anche tedesco, francese, spagnolo e russo)
3) usare un sistema di archiviazione sul server aziendale, semplice e intuitivo a uso di tutti i collaboratori e i partner presenti e futuri
4) creare dei pacchetti di file (kit) di pronto uso, destinati a diverse tipologie di clienti (distributori, clienti finali nella varie tipologie possibili, agenti, collaboratori, consulenti, etc), opportunamente codificati
Tutto questo senza ulteriormente intasare il server, ma rendendo queste cartelle inviabili via email anche attraverso il CRM.
Puoi darmi qualche suggerimento? Grazie.
fabriziodean@libero.it
salve gentile Fabrizio, le sue esigenze sono abbastanza complesse per poterle offrire aiuto in questa sezione commenti. le ho scritto una mail privata.